經(jīng)理一直在處理多個項目。 他們處理人員、任務(wù)和目標(biāo)，以確保每個項目都成功。 但從本質(zhì)上講，管理項目并不是一件容易的事。 由于有很多活動部件，它很容易變得混亂和無序。

當(dāng)您不使用項目管理應(yīng)用程序時，您很可能會在瑣碎的事情上浪費大量時間，并做不必要的工作。 很難跟蹤誰在做什么。 團隊之間的協(xié)作效率低下，并且分散在電子郵件線程和聊天系統(tǒng)中。 結(jié)果，錯過了最后期限，客戶變得不滿意。

使用高效的項目管理系統(tǒng)來幫助您在計劃和執(zhí)行項目時保持工作井井有條，這一點很重要。

一、什么是工程項目管理系統(tǒng)？
項目管理系統(tǒng)用于計劃、組織和分配用于管理項目的資源。它幫助團隊協(xié)作并跟蹤項目進度，同時明確定義任務(wù)和職責(zé)。它讓項目經(jīng)理控制成本和時間，并允許利益相關(guān)者之間順利協(xié)作。

為了按時交付項目，團隊必須保持一切井井有條，尤其是在有多個正在進行的項目時。云項目管理系統(tǒng)提供所有項目的概覽，幫助確定任務(wù)的優(yōu)先級，并使每個人保持一致。

項目管理系統(tǒng)包括各種各樣的工具，為不同的目的服務(wù)于不同的人。

二、為什么需要項目管理系統(tǒng)？
作為經(jīng)理，您需要知道哪些工作需要完成以及何時完成，哪個團隊成員正在從事什么工作等等。項目規(guī)劃對您團隊的成功至關(guān)重要。手動或使用電子表格和通過電子郵件進行操作絕對不是一種有效的方法，并且會帶來一系列挑戰(zhàn)。

在一個孤立的系統(tǒng)中，您的所有團隊成員都使用他們的系統(tǒng)來跟蹤他們的工作

1.記事本，
2.便利貼，
3.電子表格。
結(jié)果，任務(wù)和文件分散在不同的地方。他們不確定首先要做什么，浪費了大量時間尋找答案。為了溝通優(yōu)先事項并使每個人都在同一頁面上，您需要召開會議并發(fā)送電子郵件，這再次成為您團隊生產(chǎn)力的主要障礙。

當(dāng)您使用項目管理系統(tǒng)時，所有溝通都集中在一個地方，可以輕松分配任務(wù)和定義優(yōu)先級。跟蹤團隊的工作并確保項目按計劃進行變得容易。

三、擁有項目管理系統(tǒng)的主要好處
項目管理系統(tǒng)具有有效規(guī)劃項目、管理可用資源、響應(yīng)問題以及讓所有項目利益相關(guān)者參與所需的必要功能。 無論您的企業(yè)提供何種服務(wù)，擁有最好的項目管理工具都會產(chǎn)生重大影響。

1. 改進計劃和調(diào)度
無論采用何種方法，項目規(guī)劃和項目調(diào)度都是項目管理的極其重要的方面。 通過這些項目管理解決方案，可以輕松訪問與當(dāng)前項目相關(guān)的團隊之前的記錄。

此外，項目經(jīng)理可以方便地創(chuàng)建一致的管理計劃，并為項目的成功確定任務(wù)的優(yōu)先級。 使用項目管理系統(tǒng)，可以在短時間內(nèi)方便地完成諸如分配資源、識別依賴項、設(shè)置截止日期和創(chuàng)建項目可交付成果等任務(wù)。

由于良好的開端為成功的項目奠定了基礎(chǔ)，因此所有有效的項目調(diào)度工具都具有有助于簡化項目規(guī)劃和項目調(diào)度過程的功能。

2. 更好的協(xié)作
項目團隊有時由來自不同部門的成員組成。 他們還需要處理日常職責(zé)，這使得所有其他利益相關(guān)者很難定期參加會議并保持最新狀態(tài)。 這種溝通差距可能會導(dǎo)致項目和問題出現(xiàn)不必要的延遲，從而浪費大量寶貴的資源。

項目管理系統(tǒng)的一個巨大優(yōu)勢是它使有效的項目團隊協(xié)作變得極其簡單。 它將所有通信保持在一個統(tǒng)一的地方。 只需單擊一下即可輕松訪問諸如項目時間表和狀態(tài)更新之類的見解，并且可以自動向相關(guān)方發(fā)送重要警報。

3. 遠程辦公
物理位置或部門不綁定現(xiàn)代項目。 勞動力現(xiàn)在很分散，管理他們可能會很成問題。 使用遠程項目管理系統(tǒng)，管理遠程項目變得容易，因為這些程序可以幫助管理人員有效地領(lǐng)導(dǎo)他們的團隊。

4. 有效的任務(wù)委派
管理者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很難將任務(wù)公平地分配給成員，這可能會影響整個團隊的效率。 通過項目管理計劃，經(jīng)理可以輕松地將項目任務(wù)委派給成員并找到當(dāng)前有空的人。

這對于團隊成員來說也是一個更簡單的選擇，因為在任務(wù)管理中，他們唯一需要做的就是檢查系統(tǒng)并根據(jù)他們的優(yōu)先級開始處理他們的任務(wù)。 在大多數(shù)情況下，這些程序還會在截止日期前發(fā)出自動提醒，以確保順利高效地運行。

5. 更輕松的文件訪問和共享
安全訪問和共享重要文檔非常重要。專業(yè)人士一直在使用共享驅(qū)動器，但使用項目管理系統(tǒng)是更實用的選擇。項目管理解決方案提供存儲，用戶可以在其中輕松進行更改、留下反饋和注釋。這些程序還保留更改日志以確保團隊內(nèi)的項目透明度。

6. 更容易整合新成員
項目本質(zhì)上是動態(tài)的，有時需要將新成員引入項目團隊。然而，項目整合是一項艱巨的任務(wù)，要讓新成員在短時間內(nèi)跟上進度。使用任何有效的項目管理系統(tǒng)都可以輕松解決這個問題。他們能夠自動維護項目日志并以簡單的方式可視化整個項目。

7. 有效緩解風(fēng)險
識別潛在的瓶頸并采用有效的解決方案是優(yōu)秀管理者的必備條件。使用項目管理系統(tǒng)，管理人員可以增強他們的風(fēng)險緩解策略，并利用手頭的所有資源來部署有效的對策。

這提高了團隊的整體效率，還允許管理人員以有效的方式分配可用資源，以避免項目風(fēng)險。

8. 預(yù)算管理
如前所述，使用項目管理系統(tǒng)的一個主要好處是它們允許用戶有效地管理手頭的每個資源。在任何項目的過程中，范圍蔓延的可能性，項目偏離軌道的趨勢，都變得相當(dāng)高。

項目管理系統(tǒng)可以幫助管理人員防止這種情況發(fā)生，因為它允許他們在實時項目報告工具的幫助下跟蹤一切，并防止項目成本飆升。

9. 提高生產(chǎn)力
項目管理系統(tǒng)的另一個主要優(yōu)勢是它可以優(yōu)化您的決策過程并提高工作效率。由于所有重要細(xì)節(jié)都可以在一個地方找到，因此您始終可以在最短的時間內(nèi)做出明智的決定。

四、如何選擇合適的項目管理系統(tǒng)？
每個項目都不一樣。每支球隊也是如此。選擇正確的工具會影響您管理項目的方式以及您的團隊溝通的方式。正確的工具將幫助您按時交付項目并使您的所有工作井井有條。這就是為什么選擇適合您的工具很重要的原因。

1. 特點和要求
從簡單的待辦事項列表到復(fù)雜的速度圖表，市場上都有滿足各種需求的工具。評估您的需求——項目規(guī)模、參與人數(shù)、項目管理方法等等。
如果您是需要工作分解結(jié)構(gòu)、預(yù)算等的項目經(jīng)理，那么像 MS Projects 這樣的重量級工具可能適合您。

但是，如果您正在尋找可以幫助您分配任務(wù)、管理截止日期并保持井井有條的看板，那么像 Kissflow Projects 這樣的項目管理系統(tǒng)將是一個完美的選擇。

2. 方法論
遵循瀑布方法等主動方法的團隊非常重視記錄保存、文檔和定義明確的工作流程。它側(cè)重于確定優(yōu)先級和設(shè)置依賴項。您需要一個支持此功能的工具。

但是，如果您使用敏捷或精益等反應(yīng)式方法，則需要很大的靈活性。該工具需要具有足夠的適應(yīng)性和靈活性，以適應(yīng)這種迭代工作。

3. 預(yù)算
接下來您需要考慮的是您愿意在項目管理系統(tǒng)上花費的金額。有開源工具以及具有不同功能級別的成本數(shù)千美元的工具。

一個簡單、免費的項目管理工具將幫助您創(chuàng)建清單并劃掉已完成的任務(wù)。但是，如果您正在尋找高級功能，那么您可能想要購買相對昂貴的功能。

4. 易用性
項目管理系統(tǒng)只有在您的團隊每天都在使用時才有用。一些項目管理應(yīng)用程序非常復(fù)雜，您的團隊可能需要幾天的培訓(xùn)才能正確使用它們。并非所有企業(yè)都需要如此復(fù)雜的工具。一個簡單的界面結(jié)合強大的功能是你應(yīng)該尋找的。

您需要一個可定制的工具來滿足您的需求。一個好的項目管理解決方案將隨著您的業(yè)務(wù)增長而靈活、可擴展并節(jié)省您的時間。

或許市場上的大路貨并不能吸引您的眼球，為了長遠的發(fā)展，或許您需要屬于自己企業(yè)的工程項目管理系統(tǒng)，南京速優(yōu)云采用的低代碼平臺+定制的方案一定會讓您有所收獲！

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